ALQUILER PARA EVENTOS DE GOBIERNO I. Consideraciones Generales
El Teatro Nacional de Costa Rica (TNCR) cobra vida en la interacción del binomio compuesto por la conservación del patrimonio material y la promoción de las artes escénicas del más alto nivel artístico.
Con la intención de mejorar la estrategia de diseño de programación de sus distintos espacios, el Consejo Directivo del Teatro Nacional de Costa Rica, promueve anualmente la apertura de períodos de convocatorias para seleccionar los eventos que se presentarán en el Foyer. Fuera de esta programación también se podrán programar eventos privados y eventos protocolarios, según disponibilidad.
Aunque la misión central del Teatro Nacional se traduce en la realización de espectáculos artísticos accesibles al público general, la Ley del Teatro Nacional (N°8290 de 23 de julio de 2002, publicada en La Gaceta N°159 de 21 de agosto de 2002), y su Reglamento a la Ley del Teatro Nacional (Decreto Ejecutivo N°31235-C de 19 de marzo de 2002, publicado en La Gaceta N°130 de 8 de julio de 2003) autoriza el arrendamiento del TNCR para eventos privados, tales como sesiones inaugurales de conferencias o simposios y actos protocolarios. Este también es el tipo de alquiler que corresponde cuando la contraparte solicitante desea presentar un evento artístico únicamente para un grupo de asistentes invitados, y por tanto, el espectáculo no se pone a la venta en la boletería ni está dirigido a la asistencia del público general.
Las solicitudes para la realización de eventos protocolarios o institucionales de entidades del gobierno, se valorarán en función de la disponibilidad real de espacio, dando prioridad a los ensayos, montajes, desmontajes y presentaciones de espectáculos artísticos, cuya venta esté abierta al público.
En cuanto a los criterios curatoriales del Consejo Directivo, como punto de partida se debe tener en cuenta lo que dispone el Reglamento a la Ley del Teatro Nacional (Decreto Ejecutivo N°31235-C de 19 de marzo de 2002, publicado en La Gaceta N°130 de 8 de julio de 2003), especialmente lo dispuesto por los artículo 30 y 35, los que indican:
“Artículo 30. —Tipo de actividades. Sólo podrá autorizarse el uso de las instalaciones del Teatro, para los siguientes actos: a) Espectáculos de alta calidad artística y cultural, de acuerdo con los criterios establecidos en el artículo siguiente, que aplicará de la misma forma, cuando se trate de solicitudes de programación, copatrocinios o ejecución de espectáculos por su cuenta. b) Sesiones inaugurales de congresos o conferencias internacionales de carácter gubernamental o privado, siempre que dichas sesiones no interfieran con la presentación de espectáculos artísticos o con trabajos de mantenimiento o restauración en el Teatro.” “Artículo 35. —Actividades prohibidas. Se prohíbe celebrar en las instalaciones del Teatro Nacional, actividades de carácter político o religioso, banquetes, recepciones, ferias y similares, funciones cinematográficas y bailes, oficiales o particulares. Queda vedada además la utilización del Teatro, para actos de comediantes, imitadores, prestidigitadores, cantantes y conjuntos populares y graduaciones escolares o colegiales. Se exceptúan de la anterior prohibición, las actividades que se celebren en el Café del Teatro, sin que exceda el área destinada para ese servicio. Únicamente la Presidencia de la República podrá disponer de las instalaciones del Teatro, para la atención de actos protocolarios y recepciones oficiales a Presidentes o Jefes de Estado de otras naciones.”
Otros aspectos a ser tomados en consideración:
• Ningún espectáculo puede atentar contra el patrimonio que resguarda el Teatro Nacional de
Costa Rica, por lo que éste a través de su equipo técnico, tendrá la atribución de solicitar cambios en los diseños escenográficos que puedan poner en riesgo la infraestructura patrimonial.
• Ningún espectáculo podrá poner en riesgo la salud del equipo técnico del Teatro Nacional de
Costa Rica o la del público, según las consideraciones que en la materia rijan en el TNCR.
• El Teatro Nacional de Costa Rica iniciará las funciones de eventos en la Sala Principal del
2014 a partir del 21 de abril 2014. Sin embargo, los eventos a presentarse en el Foyer comenzarán el 17 de febrero de 2014.
• El Teatro Nacional de Costa Rica se arroga el derecho de sugerir ajustes en las propuestas de
• Con la finalidad de cumplir con la legislación que rige el accionar de la Comisión de Control y
Calificación de Espectáculos, la cual está el Teatro Nacional de Costa Rica en la obligación de acatar, el Programa de Teatro al Mediodía dará prioridad a espectáculos que sean aptos para todo público. Durante los meses de julio y septiembre se dará prioridad a la programación de espectáculos para niños y jóvenes. Es responsabilidad del solicitante, indicar si por su contenido, el espectáculo no es recomendable para niños menores de 14 años. Para mayor información sobre los alcances de esta ley y las competencias que le asigna a dicha Comisión, se
http://culturadepaz.mjp.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=55&Itemid=29
• El Teatro Nacional de Costa Rica será quien aporte los créditos que deberán aparecer en los
programas de mano. Será requisito indispensable que el productor (a) entregue un programa de mano del evento que se presente en el Teatro Nacional.
• En todos los casos el Teatro Nacional de Costa Rica se reserva el derecho de realizar cambios
en su programación en cualquier momento del año y de acuerdo a sus necesidades o conveniencia, incluso a cancelar una actividad programada sin ningún perjuicio ni responsabilidad, procediendo a notificar a las contrapartes afectadas en un tiempo prudencial previo a la realización del evento, ello según los plazos que al efecto se especificarán en el
contrato. Este aspecto deberá ser aceptado de previo por los interesados en participar de la convocatoria.
• La decisión final del Teatro Nacional de Costa Rica respecto a las solicitudes aprobadas o
• La aceptación o denegatoria formal de la solicitud será comunicada por el Teatro Nacional de
Costa Rica al interesado, por escrito (vía fax o correo electrónico) una vez aprobado el acuerdo por el Consejo Directivo.
• El la solicitante debe encontrarse al día con el pago a la Caja del Seguro Social y con el pago
de impuestos ante la Fiscalía de Espectáculos Públicos.
Las solicitudes para la realización de eventos protocolarios o institucionales de entidades del gobierno, se valorarán en función de la disponibilidad real de espacio, dando prioridad a los ensayos, montajes, desmontajes y presentaciones de espectáculos artísticos, cuya venta esté abierta al público.
II. Definiciones
Se entenderá genéricamente por evento, todo acto que se programe en el Teatro Nacional de Costa Rica, trátese de espectáculos artísticos y culturales, sesiones inaugurales de congresos, convenciones o conferencias internacionales de carácter gubernamental o privado, reuniones de alto nivel de diferentes instituciones del Estado y particulares, así como actos protocolarios y recepciones oficiales, entre otros.
2. Costo de abrir el Foyer del Teatro Nacional de Costa Rica
Monto que anualmente calcula el Teatro Nacional de Costa Rica a partir de los costos variables asociados directamente a la apertura del Foyer para una función de cualquier tipo, del cual se excluyen los costos fijos, o lo que en términos generales costaría toda la estructura institucional para mantener el Foyer del Teatro Nacional de Costa Rica en buen estado, en funcionamiento y abierto al público. Este monto no representa lo que realmente costaría -o tendría que pagarse- por abrir el Foyer del Teatro Nacional de Costa Rica, en caso de que esta no fuera una institución estatal. El costo de abrir determina el precio de los alquileres y los niveles de subsidio que el Teatro Nacional de Costa Rica puede ofrecer a sus contrapartes, según el tipo de evento
3. Alquiler para Eventos Matutinos para Gobierno
Precio por el que se arrienda el Foyer del Teatro Nacional para la realización de eventos de instituciones del gobierno, que se encuentren dentro del tipo de evento permitido por la Ley 8290, Ley del Teatro Nacional (conferencias, seminarios, charlas, simposios). Estos eventos no se ponen a la venta, ya que la institución a cargo invita a funcionarios o público específico, según sea la naturaleza del evento. No se programarán en el Foyer cocteles o eventos con consumo de alimentación en el sitio. Por aparte, el interesado podrá ofrecer servicios de alimentación en el primer vestíbulo del teatro.
Esta tarifa aplica únicamente para eventos con una duración máxima de dos horas, que se realicen entre las 9:00 horas y las 12:00 horas, los días miércoles o jueves, según disponibilidad del escenario y prioridad de la programación artística del Teatro Nacional.
Dado que este tipo de eventos son de interés gubernamental, se aplica una tarifa excepcional subsidiada.
III. Características del alquiler
ALQUILER PARA EVENTOS DE INSTITUCIONES DEL GOBIERNO
Monto a pagar ¢215.000,00 (Doscientos quince mil colones exactos). por función
Esta tarifa especial aplica únicamente para eventos protocolarios que se realicen los días lunes, miércoles, jueves o viernes, entre las 9:00 horas y las 12:00 horas, con una duración efectiva máxima de dos horas. El evento se programará según disponibilidad de espacio del Teatro Nacional, dándole prioridad a la programación artística de la Sala Principal.
Se asignará un máximo de dos horas al montaje del evento y algún eventual ensayo. Los preparativos se llevarán a cabo en las horas que el Teatro Nacional disponga, según sus posibilidades de programación. El tiempo estimado de montaje, no se descuenta ni se suma en tiempo efectivo a la duración del evento.
Ámbito de aplicación
Si el evento sobrepasa las dos horas de duración, la hora extra tendrá un costo adicional de ¢100.000,00 (cien mil colones con cero céntimos), contándose la fracción de hora completa a partir de los primeros diez minutos de exceso en el tiempo determinado.
Esta tarifa rige lo mismo para eventos declarados de interés cultural, de interés institucional o de interés público.
La presencia de la Presidente de la República en el acto de la institución del gobierno que la organiza, no exonera del pago a la institución gestora del evento.
No aplica para la realización de espectáculos artísticos y culturales abiertos al público a través de la boletería.
Espacio físico con un nivel con capacidad máxima de 98 personas
Atención del evento con personal técnico y personal de apoyo.
Al término del acto protocolario el interesado podrá ofrecer un coctel. El costo por el uso del vestíbulo para una recepción durante una hora y treinta minutos posterior al evento, es de cincuenta mil colones exactos (¢50.000,00). Los costos de alimentación corren por cuenta del solicitante, el cual podrá recurrir a los servicios de la Cafetería del Teatro
Nacional de Costa Rica, en caso de utilizar los servicios de un catering, deberá indemnizar al concesionario de la Cafetería si desea usar dicho
Servicios
espacio. Se debe respetar las disposiciones de protocolo y seguridad
estipuladas por el Teatro Nacional de Costa Rica.
El Teatro Nacional ofrece servicios de filmación (ver tarifario aparte). En caso de interés de filmación por cuenta propia, se deberán acatar las disposiciones establecidas para filmación en la Sala Principal, dispuestas por el Teatro Nacional.
La disposición del Foyer deberá haberse coordinado de previo con el
Condiciones
equipo técnico del Teatro Nacional de Costa Rica, ya que éste no podrá contar con elementos o requerimientos cuyo montaje no se haya
El interesado deberá tener en cuenta las condiciones isópticas del espacio, debido a que por consideraciones de conservación patrimonial no podrán instalarse tarimas de ningún tipo.
Los desmontajes se realizarán el mismo día al término del evento.
Solo se programarán ensayos generales durante fines de semana o días feriados, si ellos anteceden la realización del evento programado para ese mismo día.
Todo uso que se haga de la imagen del Teatro Nacional con el fin de divulgar el evento en concreto, deberá ser aprobado por el teatro previo a su distribución. Deberán acatarse los protocolos que rigen el uso del logotipo institucional, los cuales están establecidos en el libro de marca. Para efectos de divulgación se deberá mencionar al Teatro Nacional en calidad de colaborador.
Se deberá depositar un 10% del costo total del alquiler, al momento de la reserva de la fecha asignada mediante acuerdo del Consejo Directivo. El depósito deberá hacerse en los 5 días hábiles posteriores a la comunicación del Acuerdo del Consejo Directivo, en caso contrario la fecha aprobada quedará automáticamente liberada, sin ninguna responsabilidad por parte del Teatro Nacional. La cancelación por concepto de garantía de reserva, se deducirá del monto total de alquiler, y no será reembolsada en caso de cancelación posterior por parte del interesado.
El 90% restante deberá cancelarse en la fecha establecida por el Teatro Nacional, caso contrario la fecha asignada para el evento quedará automáticamente liberada, exonerándose al Teatro Nacional de cualquier responsabilidad.
En caso de que el solicitante no contara con los mecanismos para el pago en efectivo de la cancelación del monto de reserva, deberá rendir una garantía de pago. Esta garantía podría constituirse en cualquiera de los siguientes medios: depósito de bono de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o de uno de los Bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y de Desarrollo Comunal; certificados de depósito a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional; dinero en efectivo mediante depósito a la orden de un Banco del mismo sistema, presentando la boleta respectiva en la Administración. Los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por Bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta.
El evento sólo podrá realizarse, si previo a su presentación se ha pagado el 100% del monto de alquiler, mediante depósito o transferencia a una cuenta del Teatro Nacional, momento en el cual la administración del Teatro procedería con la devolución de la garantía rendida, en caso de que el interesado hubiera recurrido a dicha opción. En caso de que el solicitante no haya cancelado el alquiler previo a la fecha de realización del evento, el Teatro Nacional se reserva el derecho de cancelarlo. Se deberá acatar el protocolo de seguridad del Teatro Nacional, el cual
establece que el ingreso y la salida de equipo y personal relacionado con el espectáculo, deberá hacerse por la entrada este (parte trasera del inmueble). El ingreso de equipo y personal deberá reportarse al menos un día antes de la fecha de realización del espectáculo, con el área de seguridad del Teatro Nacional, mediante el envío de una lista en la que se debe detallar las características del equipo que ingresará a las instalaciones, así como nombre, apellido y cédula del personal involucrado. Los bolsos grandes deberán pasar revisiones a la entrada y salida del edificio. Durante el tiempo de su estadía en el Teatro Nacional, el personal involucrado en la organización del evento, deberá portar en un lugar visible el carnet que el Teatro Nacional les otorgue.
Tel. 2010-1100 Fax 2223-4990 www.teatronacional.go.cr
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establece que el ingreso y la salida de equipo y personal relacionado con el espectáculo, deberá hacerse por la entrada este (parte trasera del inmueble). El ingreso de equipo y personal deberá reportarse al menos un día antes de la fecha de realización del espectáculo, con el área de seguridad del Teatro Nacional, mediante el envío de una lista en la que se debe detallar las características del equipo que ingresará a las instalaciones, así como nombre, apellido y cédula del personal involucrado. Los bolsos grandes deberán pasar revisiones a la entrada y salida del edificio. Durante el tiempo de su estadía en el Teatro Nacional, el personal involucrado en la organización del evento, deberá portar en un lugar visible el carnet que el Teatro Nacional les otorgue.
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